AVG

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie.
Hieronder kunt u lezen hoe House2Grow omgaat met cliëntrechten en de bescherming van uw privacy en van de jongere

Welke gegevens van u en uw kind  verwerkt House2Grow?
Er zijn verschillende grondslagen op basis waarvan wij uw gegevens mogen verwerken. Bijvoorbeeld een wettelijke verplichting of uw toestemming.
Bij een wettelijke verplichting kunt u denken aan zorgverleningsdossier van de zorgaanbieder, waar wij gegevens, zoals incidenten en rapportages invullen over de voortgang van uw kind. Op basis van de wet zijn wij namelijk verplicht een dossier te voeren. House2Grow is niet eindverantwoordelijk voor deze gegevens. Daarnaast kunt u bij een wettelijke verplichting ook denken aan de gegevens die we naar gemeente of scholen sturen, zodat de jongere staat ingeschreven bij gemeente en kan voldoen aan de leerplicht. Ook sturen wij bij sommige jongeren (in ieder geval bij jongeren die bij VGZ zijn verzekerd via jeugdzorg) gegevens door aan zorgverzekeraars om de verleende zorg te kunnen declareren. Ook geven wij gegevens door aan specialisten zoals huisartsen en ander medisch personeel. De gegevens die verwerkt worden, worden alleen gebruikt ten bate voor de opvoeding van de jongere. Daarnaast worden er ook foto’s gemaakt en bewaard om uw kind een herinnering mee te geven aan de tijd bij House2Grow en als herinnering voor ons als gezinshuisouders. Bij plaatsing geeft u toestemming dat er foto’s van de jongere worden gemaakt. Ook kan het zijn dat de jongere op een foto staat met andere jongeren en deze dan ook in het fotoboek van die jongere terecht komt. Dit gebeurd alleen bij jongeren die met elkaar gewoond hebben bij House2Grow.

Wanneer er geen grondslag is voor het verwerken van gegevens vragen we toestemming aan gezaghebbende om gegevens bij een ander op te vragen of om gegevens aan een ander te verstrekken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het informeren van familie, het maken van foto in bv een krant.

Wij zorgen ervoor dat alleen die gegevens worden verwerkt die wij mogen verwerken.

Doel verwerking persoonsgegevens
Het doel waarmee House2Grow gegevens verwerkt is om goede en de juiste zorg aan de jongere te leveren.

Beveiliging persoonsgegevens
House2Grow zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij in beheer hebben.

Bewaartermijn van uw gegevens
Het zorgverleningsdossier wordt bewaard door de zorgaanbieder. De wettelijke bewaartermijn van uw gegevens is 15 jaar; of langer als dat nodig is voor een goede hulpverlening.
House2Grow bewaard de mailwisselingen en de door  House2Grow opgeslagen documenten nog minimaal een jaar. Ervaringen uit het verleden bleek dat jongeren nog iets willen weten uit het verleden. De bewaartermijn start op het moment dat de jongere niet langer op het adres van House2Grow staat ingeschreven. De foto’s van het kind worden bewaard bij House2Grow op een beveiligde (externe) schijf om zo ook voor ons als gezinshuisouders herinneringen te hebben.  Ook kan het voorkomen dat een foto van de jongere hangt in het gezinshuis. De foto’s worden vernietigd bij overlijden van gezinshuisouders.
House2Grow bewaart de dagelijkse gegevens die in de map zitten totdat de jongere elders gaat verblijven. De jongere ontvangt dan de map met gegevens, mits de jongere aangeeft dat hij/zij wil dat House2Grow het nog in beheer heeft.
De NAW-gegevens inclusief telefoonnummers van ouders, gezaghebbende en jongere en eventueel andere zeer nauw betrokken familieleden worden bewaard ook na uitschrijving voor mogelijke reünies en nazorg van de plaatsing.

Rechten van gezaghebbende en de jongere met betrekking tot het dossier
Bij kinderen onder de 12 jaar mag gezaghebbende en hulpverlener de onderstaande rechten weigeren als dat belastend is voor het kind. U als gezaghebbende hebben bij kinderen onder de 12 wel onderstaande rechten. Bij kinderen tussen de 12 en 16 jaar hebben de gezaghebbende en kind onderstaande rechten m.b.t. het dossier. De jongere  kan bezwaar maken tegen onderstaande rechten van gezaghebbende. Wanneer de hulpverlener van de zorgaanbieder de jongere in staat acht daarover te beslissen, zal hij de gezaghebbende de rechten niet verlenen. Het kind kan ook alleen om een van onderstaande rechten m.b.t. zijn dossier vragen. Ook dat zal de hulpverlener toestaan, als hij de jongere verstandig genoeg vindt. Daarbij zal de leeftijd meespelen.

Gezaghebbende en de jongere hebben de volgende rechten met betrekking tot het dossier:
1. Inzage in dossier
Wil de jongere zijn of haar dossier inzien? Kinderen hebben recht op inzage in hun dossier. Vraag de gedragswetenschapper van de zorgaanbieder om inzage in het zorgverleningsdossier. Inzage vindt in principe plaats in het bijzijn van de behandelaar, zodat hij of zij zaken in het dossier kan toelichten. Gegevens van en over anderen mogen  niet worden ingezien. Dit kunnen gegevens zijn van een naaste met wie de behandelaar heeft gesproken. Krijgt de jongere geen zorg meer bij House2Grow of zorgaanbieder stuur dan een schriftelijk verzoek naar de directie van de zorgaanbieder waar u bent geweest.
2. Het verkrijgen van een kopie
Gezaghebbende en de jongere kunnen in principe kosteloos een kopie verkrijgen van het dossier. Er bestaan situaties waarin wij in alle redelijkheid wel kosten in rekening mogen brengen of uw verzoek om een kopie mogen weigeren. Dat is bijvoorbeeld aan de orde wanneer er om meer dan een kopie van alle gegevens wordt verzocht. In het dossier wordt een aantekening gemaakt dat er een kopie is ontvangen.
Als de jongere nog in behandeling is, dan kan een verzoek worden ingediend bij de gedragswetenschapper van de zorgaanbieder. Krijgt de jongere geen zorg meer bij House2Grow of zorgaanbieder stuur dan een schriftelijk verzoek naar de directie van de zorgaanbieder.
3. Correctie en toevoeging
Als gezaghebbende of de jongere  vindt dat gegevens feitelijk onjuist in het dossier staan, kan de gedragswetenschapper van de zorgaanbieder gevraagd worden deze te corrigeren. Ook kan er een verklaring in het dossier worden opgenomen. Als de gedragswetenschapper het er niet mee eens is, kan hij of zij het verzoek weigeren. Maar er moet dan wel uitleg gegeven worden waarom.
4. Vernietiging
Gezaghebbende en de jongere hebben het recht om voor het einde van de wettelijke bewaartermijn (delen van) uw dossier te laten vernietigen. Voordat het dossier wordt vernietigd vragen we een verklaring te ondertekenen, waaruit blijkt dat u het besluit tot vernietiging vrijwillig en bewust van alle consequenties hebt genomen. Een consequentie is bijvoorbeeld dat de plaatsing of nazorg niet verder kan als er geen dossier is.
Er kunnen redenen zijn om een verzoek tot vernietiging te weigeren. Als de jongere nog zorg krijgt vanuit de zorgaanbieder en/of House2Grow, kan er een verzoek worden ingediend bij de gedragswetenschapper van de zorgaanbieder. Krijgt de jongere  geen zorg meer bij House2Grow of zorgaanbieder stuur dan een schriftelijk verzoek naar de directie van de zorgaanbieder.
5. Gegevensoverdraagbaarheid
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid heet ook wel het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat gezaghebbende  het recht heeft om persoonsgegevens mee te nemen en over te dragen aan een andere (zorg)aanbieder. Dit recht geldt niet voor het gehele zorgdossier. De persoonsgegevens die zelf actief en bewust zijn verstrekt kunnen worden meegenomen en overgedragen aan een andere (zorg)aanbieder. Hetzelfde geldt voor de gegevens die indirect zijn verstrekt. Denk bijvoorbeeld aan gegevens van bijvoorbeeld ov kaart ed. Andere gegevens, zoals conclusies, diagnoses, behandelplannen die House2Grow tezamen met zorgaanbieder hebben opgesteld, vallen niet onder het recht op overdraagbaarheid.
6. Beperken van de verwerking
Gezaghebbende en jongere hebben het recht om ons te vragen het dossier voor bepaalde medewerkers af te schermen en hen de toegang tot die gegevens te laten blokkeren.

Termijn
Aan een verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, gehoor gegeven.
Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan die termijn nog eens met twee maanden worden verlengd.
Voordat aan het verzoek wordt voldaan kan naar een geldig legitimatiebewijs worden gevraagd.
Bij een verzoek tot vernietiging van een dossier kan deze termijn worden overschreden indien de facturatiecyclus nog niet is afgerond.
Direct na afronding zullen we overgaan tot vernietiging.

Sociale Media
Kinderen onder de 16 jaar kunnen alleen nog gebruik maken van sociale media, websites en apps als ze daarvoor toestemming krijgen van gezaghebbende. Dit blijkt uit de nieuwe Europese privacywet
Volgens artikel 8 van de AVG moeten gezaghebbende toestemming geven voor de verwerking van persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar door bedrijven en organisaties. Dit heeft tot gevolg dat jongeren onder de 16 jaar slechts met toestemming gebruik mogen maken van diensten van onze digitale samenleving. Denk aan sociale media, websites en apps.

Doordat House2Grow verplicht is om ons aan de wet te houden, kunnen wij niet voorkomen dat de jongere niet op sociale media gaat of op internet. Wij gaan ervan uit dat u als gezaghebbende toestemming geeft. Mocht u als gezaghebbende geen toestemming geven dan kunt u een mail sturen naar angela@house2grow.nl. House2Grow zal dan in het gezinshuis de jongere geen pc, laptop, tablet en telefoon beschikbaar stellen. Als de jongere stiekem of buitenhuis sociale media gebruikt, kan House2Grow daar niet verantwoordelijk voor worden gehouden. Mocht u geen toestemming geven voor sociale media gebruik en internet gaan wij tezamen met de gedragswetenschapper van de zorgaanbieder een gesprek aan hoe wij de plaatsing zonder risico’s van overtreding van de wet kunnen handhaven. Natuurlijk zal House2Grow wel met uw kind bespreken wat goed sociale media en internet gebruik is.

Functionaris gegevensbescherming
House2Grow heeft geen functionaris gegevensbescherming in dienst. Wel doen wij alles wat in onze macht ligt om de privacy van de jongeren en familie goed te borgen.
Wanneer de jongere of gezaghebbende een klacht heeft over zaken die verband houden met de verwerking van de persoonsgegevens, of met het uitoefenen van de rechten bij House2Grow kunt u contact opnemen met Angela van de Ruitenbeek. U kunt e-mailen naar angela@house2grow.nl. De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het beschermen van het zorgdossier. Wanneer gezaghebbende of de jongere een klacht heeft over zaken die verband houden met de verwerking van de persoonsgegevens of met het uitoefenen van derechten kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming bij de zorgaanbieder of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens kan via de website van de autoriteit, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.